Privacybeleid

Wie zijn wij?

Drummer wordt uitgebaat door Drummer BV (in oprichting), Generaal Lemanstraat 33 bus 201, 2018 Antwerpen, België (“Drummer”, “wij”, “ons”).

Onze contactpersoon voor privacy is Tijl Coenen. Siebe Cooreman, CTO en medeoprichter, is de contactpersoon voor technische en beveiligingsvragen over persoonsgegevens. U bereikt beiden via privacy@drummerhq.com.

Drummer heeft geen DPO aangesteld, omdat de wet dat voor onze verwerking niet vereist. Elk privacyverzoek gaat naar privacy@drummerhq.com.

Waarop is dit beleid van toepassing?

Dit beleid legt uit hoe wij persoonsgegevens verwerken in de webapp van Drummer op app.drummerhq.com, de telefoonapps van Drummer voor iOS en Android, onze verkoop- en supportgesprekken en onze website op drummerhq.com. De website heeft hieronder een eigen korte sectie.

Een ondertekende klantovereenkomst en verwerkersovereenkomst regelen hoe wij de gegevens in de werkruimte van een klant verwerken. Waar zij afwijken van dit beleid, gaan zij voor.

Wanneer zijn wij verwerkingsverantwoordelijke, en wanneer verwerker?

Drummer is verwerkingsverantwoordelijke voor:

• account- en inloggegevens van de mensen die de apps gebruiken;
• beveiligings- en inloglogs die wij bijhouden om de dienst te beschermen;
• supportvragen;
• facturatie- en contractgegevens van onze klanten;
• verkoopcontacten: demoboekingen en e-mail met prospecten;
• websitebezoeken.

Drummer is verwerker voor alles in de werkruimte van een klant: gespreksopnames, transcripties, scores, opmerkingen, notities, CRM-data en de contactpersonen daarin. De klant die Drummer gebruikt, is de verwerkingsverantwoordelijke voor die gegevens en bepaalt waarom ze verwerkt worden. Wij verwerken ze alleen volgens de gedocumenteerde instructies van de klant, onder de verwerkersovereenkomst die wij met die klant tekenen voor er bedrijfsdata gekoppeld wordt.

Welke gegevens verwerken wij, waarom en op welke rechtsgrond?

Doel	Gegevens	Rechtsgrond
U een account geven en u laten inloggen	Naam, werk-e-mailadres, bedrijf, rol, profielfoto, een gehashte eenmalige inlogcode, uw Google-accountidentificatie en -foto wanneer u met Google inlogt, sessietokens	Uitvoering van de overeenkomst met uw organisatie, en ons gerechtvaardigd belang om haar gebruikers veilige toegang te geven (AVG art. 6, lid 1, b en f)
De dienst veilig en traceerbaar houden	IP-adres, browser- en toestelgegevens, inlogpogingen, de registratie van wie elke wijziging die Drummer in het CRM schreef heeft goedgekeurd, applicatie- en databaselogs	Gerechtvaardigd belang bij de bescherming van de dienst en de gegevens van onze klanten (art. 6, lid 1, f)
Fouten in de apps opsporen en oplossen	De fout en waar in de app ze optrad, browser of besturingssysteem, appversie en toestelgegevens, uw gebruikers-ID en bedrijfs-ID, IP-adres en de locatie die daaruit afgeleid wordt	Gerechtvaardigd belang om de apps voor onze klanten werkend te houden (art. 6, lid 1, f)
Inlogcodes en systeemmails versturen	E-mailadres, naam, de inhoud van de e-mail	Uitvoering van de overeenkomst (art. 6, lid 1, b)
Supportvragen beantwoorden	Uw naam, e-mailadres en wat u ons vertelt	Uitvoering van de overeenkomst, en gerechtvaardigd belang om de gebruikers van onze klanten te helpen (art. 6, lid 1, b en f)
Onze klanten factureren en onze boekhouding voeren	Bedrijfsgegevens, contactpersoon, facturen en betalingen	Uitvoering van de overeenkomst en wettelijke verplichting onder het Belgische boekhoud- en fiscaal recht (art. 6, lid 1, b en c)
Drummer verkopen: demoboekingen en e-mail	Naam, e-mailadres, bedrijf, het tijdstip dat u boekt, de antwoorden die u bij het boeken geeft, en wat u ons schrijft	Stappen die u vraagt voor een overeenkomst, en ons gerechtvaardigd belang om op zakelijke vragen te antwoorden (art. 6, lid 1, b en f)
Begrijpen hoe de website gebruikt wordt	Cookieloze paginastatistieken, beschreven in de sectie over de website	Gerechtvaardigd belang om te begrijpen hoe de website gebruikt wordt (art. 6, lid 1, f)
Werkruimtegegevens verwerken voor een klant	Opnames, transcripties, scores, opmerkingen, CRM-data en contactpersonen	De instructies van de klant onder de verwerkersovereenkomst; de klant bepaalt zijn eigen rechtsgrond

Wij verkopen geen persoonsgegevens. Wij gebruiken ze niet voor reclame.

Was u deelnemer aan een opgenomen gesprek?

Als een klant van Drummer een gesprek of meeting heeft opgenomen waaraan u deelnam, is die klant de verwerkingsverantwoordelijke voor de opname en alles wat ervan is afgeleid. Hij is ervoor verantwoordelijk u te informeren voor de opname begint, en voor zijn eigen rechtsgrond.

Neem eerst contact op met dat bedrijf. U kunt ook schrijven naar privacy@drummerhq.com: wij sturen uw verzoek zonder onnodige vertraging door naar de klant en helpen hem te antwoorden.

De meetingbot van Drummer neemt deel aan een meeting onder een zichtbare naam, zodat elke deelnemer ziet dat hij aanwezig is. De telefoonapp begint op te nemen wanneer de gebruiker op opnemen tikt; hij vraagt vooraf niets. De gebruiker vertelt de mensen in het gesprek dat het wordt opgenomen, en de klant heeft een rechtsgrond om het op te nemen.

Hoe gebruiken scores en AI uw gegevens?

Scores, samenvattingen, ontwerpen van follow-ups en andere AI-output ondersteunen managers en verkopers bij coaching en verkoop. In Drummer wordt geen enkele beslissing met rechtsgevolgen of een vergelijkbaar aanzienlijk effect voor een persoon uitsluitend op basis van geautomatiseerde verwerking genomen. Een mens controleert AI-output voor die bij een klant of in het CRM terechtkomt.

De werkgever die Drummer gebruikt, informeert zijn personeel, en zijn ondernemingsraad als die er is, voor hun gesprekken opgenomen en gescoord worden.

Klantdata wordt nooit gebruikt om modellen te trainen, niet die van ons en niet die van een leverancier. De AI-modellen draaien in de EU.

Wie ontvangt uw gegevens?

Onze teamleden ontvangen de gegevens die zij voor hun taak nodig hebben. De subverwerkers hieronder verwerken gegevens in onze opdracht, elk onder een schriftelijke overeenkomst die hen aan de AVG bindt. Voor werkruimtegegevens is de lijst in de verwerkersovereenkomst van een klant de bindende.

Subverwerker	Rol	Regio
Amazon Web Services	Hosting, opslag, database en back-ups	EU (Frankfurt, eu-central-1)
Amazon Bedrock	AI-modellen	EU
Google Cloud Vertex AI	AI-modellen als terugvaloptie	EU
Soniox	Transcriptie	EU
Recall.ai	Meetingbot die onlinemeetings opneemt	EU (Frankfurt)
Postmark	Inlogcodes en systeemmails	Verenigde Staten, onder modelcontractbepalingen
Cloudflare	Botbescherming bij het inloggen	Wereldwijd netwerk, onder modelcontractbepalingen
PostHog	Foutmeldingen uit de apps, en cookieloze statistieken op de website	EU
Google Workspace	Onze e-mail en demoboekingen	EU en Verenigde Staten, onder het EU-VS-gegevensprivacykader en modelcontractbepalingen

Wij geven persoonsgegevens ook door wanneer de wet dat vereist, aan een bevoegde overheid of rechtbank, of om een rechtsvordering in te stellen of ons ertegen te verdedigen. Als Drummer of zijn activiteiten worden overgenomen, gaan de persoonsgegevens waarvoor wij verwerkingsverantwoordelijke zijn onder dit beleid over naar de overnemer.

Welke integraties kan een klant koppelen?

Een klant kan Google (voor inloggen en agenda’s), Microsoft (voor agenda’s), HubSpot, Salesforce, Microsoft Dynamics 365 en Teamleader koppelen. De klant kiest die diensten en heeft met elk ervan een eigen overeenkomst. Het zijn geen subverwerkers van ons. Wanneer Drummer er gegevens uit leest of in schrijft, gebeurt dat op instructie van de klant, en gelden de eigen voorwaarden en het eigen privacybeleid van die leverancier voor de gegevens die daar staan.

Waar worden uw gegevens bewaard?

Werkruimtegegevens van klanten worden in de EU opgeslagen en verwerkt: op AWS in Frankfurt, met transcriptie in de EU, een meetingbot in de EU en AI-modellen in de EU. Foutmeldingen uit de apps gaan naar PostHog in de EU.

Inlogmails (Postmark) en botbescherming (Cloudflare) draaien onder de modelcontractbepalingen van de Europese Commissie. Onze eigen e-mail en demoboekingen draaien op Google Workspace; gegevens daar kunnen de Verenigde Staten bereiken onder het EU-VS-gegevensprivacykader en modelcontractbepalingen.

Hoe lang bewaren wij uw gegevens?

Gegevens	Bewaartermijn
Verkoopcontacten en demoboekingen	24 maanden na ons laatste contact
Supportcorrespondentie	24 maanden na ons laatste contact
Accountgegevens	Zolang het account bestaat; daarna gewist samen met de werkruimtegegevens
Werkruimtegegevens (opnames, transcripties, scores, opmerkingen, CRM-data)	Bewaard zolang het contract van de klant loopt; gewist binnen 30 dagen na het einde ervan, of eerder op instructie van de klant. Een gebruiker die een gesprek verwijdert, verwijdert de opname, transcriptie, scores en opmerkingen ervan mee
Databaseback-ups	Vervallen binnen nog eens 35 dagen
Applicatielogs	Gewist binnen 90 dagen
Foutmeldingen uit de apps	Gewist binnen 12 maanden
Databaselogs	Gewist binnen 365 dagen
Verwijderde bestanden in de opslag	Definitief weg binnen 60 dagen
Meetingopnames bij de leverancier van de meetingbot	Gewist zodra wij ze gekopieerd hebben
Facturen en boekhoudstukken	Zolang het Belgische boekhoud- en fiscaal recht vereist

Wat gebeurt er op onze website?

De website heeft geen formulieren. Om een demo te boeken klikt u om de boekingspagina van Google Agenda te openen; die laadt pas na die klik, en vanaf dan geldt ook het privacybeleid van Google.

Op de productiewebsite drummerhq.com meten wij bezoeken met PostHog, gehost in de EU, in cookieloze modus: het plaatst geen cookies en gebruikt geen local of session storage. Uw IP-adres en browser worden samengevoegd tot een hash met een salt die dagelijks verandert, en geen van beide wordt opgeslagen. Wanneer uw browser Do Not Track of Global Privacy Control meestuurt, wordt er niets gemeten. Wij doen dit op grond van ons gerechtvaardigd belang om te begrijpen hoe de website gebruikt wordt.

De website host zijn eigen lettertypes en afbeeldingen; hij laadt niets van Google Fonts of een andere dienst voor lettertypes of afbeeldingen.

Welke cookies en opslag gebruiken wij?

Wij gebruiken alleen strikt functionele cookies en opslag. Geen ervan dient voor statistieken, reclame of profilering, dus ze vragen geen toestemming.

Naam	Waar	Doel	Duur
drummer_access	Webapp	Houdt u ingelogd	Tot u de browser sluit; het token erin vervalt na 15 minuten
drummer_refresh	Webapp	Vernieuwt uw sessie zodat u niet opnieuw hoeft in te loggen	30 dagen
Inlogtokens (beveiligde opslag van het toestel)	Telefoonapps	Houden u ingelogd	30 dagen, of tot u uitlogt
Foutmeldingen (opslag van het toestel)	Telefoonapps	Bewaart foutmeldingen tot ze verstuurd zijn, een willekeurige ID voor deze installatie, en uw gebruikers-ID zolang u ingelogd bent	Meldingen tot ze verstuurd zijn; uw gebruikers-ID tot u uitlogt; de willekeurige ID tot u de app verwijdert
lang	Website	Onthoudt Engels of Nederlands	Eén jaar
Thema (localStorage)	Website	Onthoudt de lichte of donkere modus	Tot u het wist

Bent u verplicht ons uw gegevens te geven?

Om Drummer te gebruiken hebt u een account nodig, en een account vraagt uw naam en werk-e-mailadres. Een demo boeken of ons schrijven is vrijwillig.

Drummer is een zakelijke tool. Hij is niet bedoeld voor personen jonger dan 16 jaar.

Welke rechten hebt u?

U hebt het recht op inzage, rectificatie en wissing van uw persoonsgegevens, op beperking van de verwerking, op overdraagbaarheid van uw gegevens, op bezwaar tegen verwerking op grond van gerechtvaardigd belang, en het recht om uw toestemming op elk moment in te trekken, zonder dat dit eerdere verwerking aantast.

Schrijf naar privacy@drummerhq.com. Wij antwoorden binnen één maand. Voor een complex verzoek kunnen wij die termijn met nog twee maanden verlengen, en dat laten wij u binnen de eerste maand weten. Wij vragen alleen een identiteitsbewijs wanneer wij op een andere manier niet kunnen nagaan wie u bent.

Voor gegevens in de werkruimte van een klant is de klant de verwerkingsverantwoordelijke. Wij sturen uw verzoek naar hem door en helpen hem te antwoorden.

U kunt een klacht indienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit (in het Frans: Autorité de protection des données), via www.gegevensbeschermingsautoriteit.be, of bij de toezichthoudende autoriteit van het land waar u woont of werkt.

Hoe wijzigen wij dit beleid?

De datum bovenaan deze pagina verandert bij elke wijziging. De beheerders van elke klantwerkruimte krijgen 30 dagen voor een wezenlijke wijziging ingaat een e-mail.

Hoe neemt u contact met ons op?

Mail naar privacy@drummerhq.com, of schrijf naar Drummer BV (in oprichting), Generaal Lemanstraat 33 bus 201, 2018 Antwerpen, België. Onze beveiligingspagina beschrijft hoe wij uw gegevens beschermen, en onze gebruiksvoorwaarden regelen het gebruik van Drummer.