Toepassing · Payroll
Elke payrollvraag twee keer beantwoord: één keer aan de telefoon, één keer op papier.
Payrolladviseurs zitten de hele dag aan de telefoon over loonbrieven, contracten en de wet die vorige maand veranderde. Drummer legt die gesprekken vast, schrijft de bevestiging voor de klant, controleert of de punten die aan bod moesten komen er ook waren, en coacht de adviseur op wat onbesproken bleef.
Herkenbaar?
De kennis zit bij drie senior adviseurs
Zij weten welke uitzondering bij welk paritair comité hoort. Zijn ze met verlof, dan wacht de vraag en gokt een junior.
Telefonisch afgesproken, nergens genoteerd
Een klant belt over een ontslag, krijgt het juiste antwoord, en drie weken later kan niemand zeggen wat er is afgesproken of welke datum genoemd werd.
De uren na het gesprek
Samenvatten, de klant mailen, het ticket bijwerken, de wijziging markeren voor de volgende loonrun. Het advies duurde tien minuten; de admin dertig.
Geen zicht op de kwaliteit van het advies
U hoort van een gesprek wanneer het misloopt. Niemand bekijkt de honderden die goed gingen, dus niemand weet welke vragen gemist worden.
Hoe het werkt
Voor adviseurs die de hele dag klanten en werknemers aan de lijn hebben.
- 1Het gesprek komt binnenGesprekken uit de telefooncentrale die uw team al gebruikt, komen vanzelf in Drummer. Niemand start een opname en niemand moet eraan denken.
- 2Getoetst aan uw advieschecklistDrummer legt het gesprek naast de punten die uw kantoor afsprak voor dat soort vraag: de referteperiode genoemd, de termijn genoemd, de schriftelijke bevestiging beloofd.
- 3De schriftelijke bevestiging, opgesteldDe samenvatting en de klantmail staan klaar in de taal van het gesprek, met de data en de bedragen die hardop gezegd zijn, klaar om na te lezen en te versturen.
- 4Terug wanneer het dossier heropentBelt dezelfde klant in mei opnieuw, vraag dan wat er in maart afgesproken werd en het antwoord komt met het moment in het gesprek om af te spelen.
Voor adviseurs die bij een klant zitten op het jaareinde of bij de opstart.
- 1Het gesprek, via video of ter plaatseEen meetingbot neemt deel aan het videogesprek vanuit de agenda; ter plaatse neemt de app op met het scherm vergrendeld en loopt door zonder verbinding.
- 2Afspraken uit het gesprek gelichtWelke documenten de klant stuurt, tegen wanneer, en wat uw kantoor daarna doet, los van de rest van het gesprek.
- 3Eén dossier, één overdrachtDe briefing voor wie het dossier daarna oppakt, bevat wat er gezegd is, wat nog openstaat en wie wat beloofde.
- 4Coaching na de afspraakDe adviseur krijgt dezelfde dag feedback op het eigen gesprek, met de seconde waarop een vraag in de lucht bleef hangen.
Uw advieschecklist
- Paritair comité bevestigd
- Opzegtermijn en startdatum genoemd
- Documenten die de klant moet bezorgen opgesomd
- Schriftelijke bevestiging beloofd met een datum
Afgesproken
- Laatste werkdag
- 31 maart
- Klant bezorgt
- Ondertekende brief
- Volgende loonrun
- Gemarkeerd
Coachingtip
U beloofde op te volgen, zonder te zeggen wanneer. Noem de dag voor u ophangt, en de klant belt niet terug om het te vragen.
Wat het betekent voor het kantoor
Het advies dat uw team geeft, wordt zichtbaar, zonder dat iemand hoeft mee te luisteren.
Advies dat u kunt tonen
Wat geadviseerd werd, wanneer en op welke basis, staat genoteerd met het moment waarop het gezegd werd, voor elk dossier.
Minder terugbelvragen
De klant krijgt de bevestiging dezelfde dag op papier, dus het tweede telefoontje om te vragen wat afgesproken was, komt er niet.
Juniors sneller mee
Een nieuwe adviseur hoort hoe uw seniors een vraag over een paritair comité aanpakken, en krijgt vanaf week één feedback op de eigen gesprekken.
De vragen die uw team mist
Zie welke punten van de checklist teambreed niet gesteld worden, en waar een opfrissing een uur waard is.
Een dossier overdragen zonder overleg
Wie het dossier overneemt, leest de briefing in plaats van de collega te bellen die het oorspronkelijke gesprek voerde.
Uren terug per adviseur
Het verslag na elk gesprek ligt er al, dus de tijd gaat terug naar de klanten in de wachtrij.
Gebouwd zodat uw adviseurs het willen gebruiken
Adviseurs dragen de klantrelatie. Drummer moet hun dag lichter maken voor het iets rapporteert.
Opnemen is niet verplicht
Een adviseur beslist per gesprek. Een gesprek dat die liever niet opneemt, wordt niet opgenomen, en aan de rest verandert niets.
De adviseur wint als eerste
Wat die eerst terugkrijgt, is het eigen verslag, afgewerkt: de samenvatting, de klantmail en de ticketupdate. Het overzicht voor het kantoor komt uit datzelfde werk.
Coaching, geen controle
Feedback gaat naar de adviseur die het gesprek voerde, met het moment om terug te luisteren, en een leidinggevende reageert op dat moment in plaats van op een cijfer.
Transparant naar de klant
Adviseurs zeggen het in één zin: “Ik neem ons gesprek op zodat ik alles schriftelijk kan bevestigen. Is dat goed?” Zo goed als elke klant gaat akkoord.
Werkt met wat u al gebruikt
Drummer pikt gesprekken op uit de telefonie die uw team draait en schrijft het resultaat terug in de mailbox en het dossier.
Payrollteams werken in afgeschermde omgevingen met persoonsgegevens in elk dossier. De app heeft niets van IT nodig, elke koppeling wordt apart aangezet door uw eigen beheerder, en opnames, transcripties en samenvattingen blijven in de EU.
Hoe we starten
Acht weken van het eerste gesprek tot een beslissing die u op bewijs kunt nemen.
01
Kennismakingsgesprek
Dertig minuten over het soort vragen dat uw adviseurs beantwoorden en de systemen waarin ze dat doen.
02
Verdiepende workshop
Negentig minuten met uw adviseurs om de advieschecklist vast te leggen waaraan Drummer gesprekken toetst.
03
Pilot met één team
Vijf adviseurs, acht weken, één team of één kantoor, met de checklist uit de workshop.
04
Evaluatie en uitrol
We overlopen de gesprekken, de gewonnen tijd en wat de adviseurs ervan vinden, en beslissen dan samen over de rest van het kantoor.
Vragen die payrollteams ons stellen
Moet elk gesprek opgenomen worden?
Nee. Een adviseur beslist per gesprek, en een gesprek dat niet opgenomen wordt, blijft dat ook. Teams spreken meestal samen een regel af, zoals elk adviesgesprek over een dossier maar geen intern overleg.
Hoe reageren klanten en werknemers erop?
Adviseurs zeggen het in één zin: ze nemen op zodat ze alles schriftelijk kunnen bevestigen, en ze vragen of dat goed is. Het is ook in het belang van wie belt, want wat over een datum of een bedrag afgesproken werd, is geen kwestie van geheugen meer.
Wil iemand liever niet, dan neemt de adviseur niet op en gaat het gesprek verder zoals vroeger.
Geeft Drummer zelf het payrolladvies?
Nee. Drummer werkt op wat er in het gesprek gezegd is: het schrijft de samenvatting en de ontwerpbevestiging, en het markeert de punten van uw eigen checklist die niet aan bod kwamen. Het advies, en de verantwoordelijkheid ervoor, blijft bij uw adviseur, die alles naleest en goedkeurt voor het het kantoor verlaat.
Wat met de persoonsgegevens in deze gesprekken?
Payrollgesprekken bevatten gegevens over loon en gezondheid, dus Drummer behandelt ze zoals uw eigen systemen dat doen: opnames, transcripties en samenvattingen blijven in de EU, niets wordt gebruikt om een model te trainen, toegang wordt per rol ingesteld en bij elk dossier staat wie het opende. Onze verwerkersovereenkomst dekt dat.
Werkt het met onze telefonie en onze dossiersoftware?
Gesprekken komen binnen via de telefooncentrales die Drummer ondersteunt, en de samenvatting en de bevestiging komen in de mailbox die uw team al gebruikt. Is de dossiersoftware waarop uw kantoor draait nog niet gekoppeld, dan bouwen onze ontwikkelaars die koppeling samen met uw team.
Benieuwd wat dit voor uw team kan betekenen?
Dertig minuten over uw eigen adviesgesprekken, uw eigen checklist en een gesprek zoals uw adviseurs er elke dag voeren.